en Meny close
home Zoom
Jeg er student keyboard_arrow_down
Jeg er lærer keyboard_arrow_down
Jeg er gjesteforeleser keyboard_arrow_down
Zoom som møteverktøy keyboard_arrow_down
Zoom til forskning keyboard_arrow_down
Ofte stilte spørsmål keyboard_arrow_down
Innholdexpand_more

Zoom til forskning

Hvilke muligheter har jeg?

Rutiner for bruk av Zoom til forskningsintervjuer

Det er Sikt som har avtale med Zoom (gjennom NORDUnet, samarbeidsorgan for de nasjonale datanettene for forskning og høyere utdanning i Norden), og som leverer Zoom til USN og resten av sektoren. USN har en generell databehandleravtale med Sikt som omfatter forskningsintervjuer. 

Planlegging og forberedelser 

  • Når du planlegger intervjuet, gjør en nøye vurdering av hva slags data du skal håndtere. Bruk USN sin rutine for klassifisering av data
  • Vurder alltid gruppeintervju opp mot enkeltintervju. Gruppeintervju frarådes ved behandling av røde data, da dette gir høyre risiko for at persondata kommer på avveie. 
  • Merk: Planlegger du et Zoom-møte som en erstatning for fysisk møte i forskningsprosjekter, så kan det være nødvendig med endringsmelding til NSD. 
  • Har du USN-PC, anbefales du å bruke denne når du er møtevert. Skal du ta opptak av intervjuet, MÅ du bruke USN-PC. Se egne krav ved opptak av intervjuet lenger ned. 
  • Bruk alltid USN sin Zoom-lisens med Feide-innlogging. Det er ikke tillatt å bruke gratisversjonen av Zoom. Se Installer Zoom-klienten. 
  • Sjekk at du har lastet ned siste versjon av Zoom i god tid før møtet starter. Ved problemer kontakt IT-service desk. Se Oppdater Zoom
  • Gjør deg kjent med Zoom som verktøy og test at alt virker uten sensitivt innhold.  
  • Innhent samtykke og send god informasjon til deltakerne i forkant.  

Opprettelse av Zoom-møte og innkalling 

  • Bruk alltid følgende innstillinger når du oppretter møtet: Se Opprett et møte i Zoom
    • Bruk generert møte-ID (Generate Automatically) og ikke personlig møte-ID (Personal Meeting ID). 
    • Ikke gjenbruk passord for møter. 
    • Ved gruppeintervju, vurder å sette som standard at deltagernes videokamera er skrudd av. 
    • Aktiver venteromsfunksjon («Enable waiting room» under «Advanced Options»). 
    • Fjern mulighet for at deltagere kan komme inn i møtet før verten (Fjern avhuking for «Join before host» under «Advanced Options»). 
  • Aldri legg lenken til Zoom-møtet med møte-ID åpent ut, men formidle den gjennom e-post, SMS eller tilsvarende. Dersom du sender lenken i Outlook, må du sette innkallingen som privat. 

Gjennomføring av Zoom-møte 

  • Sørg alltid for at ingen uvedkommende har innsyn til skjermen under samtalen eller kan overhøre lyd fra samtalen. Bruk hodetelefoner der det er praktisk mulig. 
  • Gjelder intervjuet røde data, skal du alltid låse møtet når alle deltagerne har kommet inn. Dette anbefales også for gule data.  
  • Gjenta informasjon tilsendt i forkant av møtet. 
  • Om det er uvedkommende inne i møtet, avslutt straks møtet og varsle edu@usn.no.  

Opptak av Zoom-møte (tilleggskrav) 

  • Bruk kun USN-driftet PC dersom du skal ta opptak av møtet.
  • Er du student uten USN-PC som sikrer forsvarlig lagring av Zoom-opptak, kan du i stedet for å ta bruke opptaksfunksjonen i Zoom gjøre følgende: 
  • Planlegg på forhånd hvor nedlastede data skal mellomlagres. Se Lagringsguide
  • Gjør nødvendige opptaksinnstillinger før opptaket starter, se Planlegg opptak av et møte i Zoom.
    • Endre lagringssted i henhold til klassifiseringen av data (se over). 
    • Huk av for å ta opp egen lydfil per deltaker («Record a separate audio file for each participant who speaks»). 
    • Huk av for tidsstempling av opptaket («Add a timestamp to the recording»). 
    • Sørg for at den midlertidige opptaksfilen ikke lagres («Keep temporary recording files» skal ikke være huket av). 
  • Om det hender eller sies noe under møtet som må fjernes i etterkant, legg merke til tidspunktet så du lettere kan klippe/sladde. 
  • Etter avsluttet møte, vil opptaket lastes ned til valgt sted. Dette kan ta litt tid. La maskinen gjøre seg ferdig før du lukker lokket eller skrur av datamaskinen. Sjekk at opptaket havnet på riktig sted. Slett eventuell unødig informasjon. For eksempel kan lydfiler slettes om man kun skal benytte video, eller videofiler slettes om man kun trenger lydfilene. 
  • Overfør opptaket til endelig lagringssted så raskt som mulig. Røde data skal overføres til TSD. 
  • Slett mellomlagret kopi.


    (Tekst lånt av OsloMet. Originaltekst)
Samarbeid med eksterne forskere via Zoom Channel

Med Zoom Channel får man en fast plass å skrive beskjed til alle medlemmer. Historien kan leses etter hvert hvis noen vil lese tilbake, finne lenker som ble delt osv.
Man kan også ha felles videomøter.
Forskere, praksisveiledere og lignende grupper som har mye kontakt med eksterne kan benytte denne muligheten.

  • Trykk på chat-knappen i din Zoom-klient (pålogging kreves):
    Bilde1.png
  • Velg CHANNELS fra den venstre menyen og trykk på + knappen:
    Zoom Channel
  • Velg «Create a Channel». Du kan legge til alle som har en e-post adresse.
  • Man kan skrive i felles chatt eller trykke på kamera ikonen (den lille firkanten ovenfor) for å ha videosamtaler.

NB! På vanlige Zoom-møter kan man også ha eksterne deltakere med betingelse man IKKE velger «Only authenticated users can join: Sign in to Zoom» under møteplanlegging (hvis én eller flere deltaker(e) er eksterne):
Bilde3.png

NB!! Hvis eksterne brukere ikke kan laste ned Zoom-klient pga. organisasjonens/bedriftens Policy, kan de være med møte via Zoom webklient: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/214629443-Zoom-Web-Client