Det er Sikt som har avtale med Zoom (gjennom NORDUnet, samarbeidsorgan for de nasjonale datanettene for forskning og høyere utdanning i Norden), og som leverer Zoom til USN og resten av sektoren. USN har en generell databehandleravtale med Sikt som omfatter forskningsintervjuer. 

Planlegging og forberedelser 

• Når du planlegger intervjuet, gjør en nøye vurdering av hva slags data du skal håndtere. Bruk USN sin rutine for klassifisering av data (Krever innlogging). 
• Vurder alltid gruppeintervju opp mot enkeltintervju. Gruppeintervju frarådes ved behandling av røde data, da dette gir høyre risiko for at persondata kommer på avveie. 
• Merk: Planlegger du et Zoom-møte som en erstatning for fysisk møte i forskningsprosjekter, så kan det være nødvendig med endringsmelding til NSD. 
• Har du USN-PC, anbefales det at du bruker denne når du er møtevert. Skal du ta opptak av intervjuet, må du bruke USN-PC. Se egne krav ved opptak av intervjuet lenger ned. 
• Bruk alltid USN sin Zoom-lisens med Feide-innlogging. Det er ikke tillatt å bruke gratisversjonen av Zoom. Se Installer Zoom-klienten. 
• Sjekk at du har lastet ned siste versjon av Zoom i god tid før møtet starter. Ved problemer kontakt IT-service desk. Se Oppdater Zoom. 
• Gjør deg kjent med Zoom som verktøy og test at alt virker uten sensitivt innhold.  
• Innhent samtykke og send god informasjon til deltakerne i forkant.  

Opprettelse av Zoom-møte og innkalling 

• Bruk alltid følgende innstillinger når du oppretter møtet: Se Opprett et møte i Zoom. 
  • Bruk generert møte-ID (Generate Automatically) og ikke personlig møte-ID (Personal Meeting ID). 
  • Ikke gjenbruk passord for møter. 
  • Ved gruppeintervju, vurder å sette som standard at deltagernes videokamera er skrudd av. 
  • Aktiver venteromsfunksjon («Enable waiting room») under «Advanced Options». 
  • Fjern mulighet for at deltagere kan komme inn i møtet før verten, ved å fjerne avhuking for «Join before host» under «Advanced Options». 
• Aldri legg lenken til Zoom-møtet med møte-ID åpent ut, men formidle den gjennom e-post, SMS eller tilsvarende. Dersom du sender lenken i Outlook, må du sette innkallingen som privat. 

Gjennomføring av Zoom-møte 

• Sørg alltid for at ingen uvedkommende har innsyn til skjermen under samtalen eller kan overhøre lyd fra samtalen. Bruk hodetelefoner der det er praktisk mulig. 
• Gjelder intervjuet røde data, skal du alltid låse møtet når alle deltagerne har kommet inn. Dette anbefales også for gule data.  
• Gjenta informasjon tilsendt i forkant av møtet. 
• Om det er uvedkommende inne i møtet, avslutt straks møtet og varsle edu@usn.no.  

Opptak av Zoom-møte (tilleggskrav) 

• Bruk kun USN-driftet PC dersom du skal ta opptak av møtet.
• Er du student uten USN-PC som sikrer forsvarlig lagring av Zoom-opptak, kan du i stedet for å bruke opptaksfunksjonen i Zoom gjøre følgende: 
  • Anvende UiOs diktafon-app. Se guide om diktafon-appen til UiO.
  • Eventuelt kan du ta kontakt med forskningsdata@usn.no for hjelp til å finne en alternativ løsning
• Planlegg på forhånd hvor nedlastede data skal mellomlagres. Se Lagringsguide. 
• Gjør nødvendige opptaksinnstillinger før opptaket starter, se Planlegg opptak av et møte i Zoom.
  • Endre lagringssted i henhold til klassifiseringen av data (se over). 
  • Huk av for å ta opp egen lydfil per deltaker («Record a separate audio file for each participant who speaks»). 
  • Huk av for tidsstempling av opptaket («Add a timestamp to the recording»). 
  • Sørg for at den midlertidige opptaksfilen ikke lagres («Keep temporary recording files» skal ikke være huket av). 
• Om det hender eller sies noe under møtet som må fjernes i etterkant, legg merke til tidspunktet så du lettere kan klippe/sladde. 
• Etter avsluttet møte, vil opptaket lastes ned til valgt sted. Dette kan ta litt tid. La maskinen gjøre seg ferdig før du lukker lokket eller skrur av datamaskinen. Sjekk at opptaket havnet på riktig sted. Slett eventuell unødig informasjon. For eksempel kan lydfiler slettes om man kun skal benytte video, eller videofiler slettes om man kun trenger lydfilene. 
• Overfør opptaket til endelig lagringssted så raskt som mulig. Røde data skal overføres til TSD. 
• Slett mellomlagret kopi.
  
  
  (Tekst lånt av OsloMet. Originaltekst)

• Channels er best egnet for langsiktige prosjekter eller team, siden de er opprettet med et navn, en kanaladministrator og kan være private eller offentlige.
  • Private kanaler kan ikke søkes etter og finnes av brukere som ikke allerede er medlem av kanalen. Nåværende medlemmer må legge til flere medlemmer for å gi dem tilgang.
  • Offentlige kanaler er søkbare og tilgjengelige for alle medlemmer av en konto, og trenger ingen spesiell invitasjon for å bli med.
• Channels er også flotte for teams kunngjøringer. Du kan la muligheten at alle deltakere kunne skrive i Channel eller angi at spesifikke medlemmer skal ha muligheten til å legge ut, mens alle andre bare kan se og reagere på meldinger.
  • Fordeler:
    • kommunisere muntlig og skriftlig.
    • gi øyeblikkelige meldinger.
    • feste en viktig beskjed øverst i meldinger.
    • stille spørsmål/svar om prosjektet som er synlig for alle medlemmer.
    • beholde historikken. Alle kan komme tilbake og lese på nytt ved behov.
    • ha et Zoom-møte når som helst uten behov for oppretting møte hver gang.
    • m.m.

Slik oppretter du en Channel